La productividad del equipo no significa siempre hacer las cosas más rápido. En la práctica, implica una disminución de la cantidad de dudas, de los cambios de contexto y de las repeticiones de tareas y tener claro qué se hace de entrada. En ese momento, el equipo estará más relajado e irónicamente producirá más. Estas son 10 técnicas que pueden usarse sin recurrir a teorías complejas para mejorar el rendimiento del grupo, sin agotar a nadie.

1. Priorizar y programar con herramientas de gestión de proyectos

Cuando el trabajo vive en chats, correos electrónicos, notas personales, el equipo dedica su energía a redescubrir qué se está haciendo, quién lo está haciendo, cuándo se debe hacer y qué depende de qué. Las herramientas de gestión de proyectos muestran el plan de forma visible y minimizan los malentendidos, especialmente cuando varias tareas se ejecutan simultáneamente.

La clave está en aplicar la herramienta siguiendo una lógica sencilla: tareas claras, responsabilidades bien definidas y plazos realistas. Puede hacer un diagrama de Gantt online con GanttPRO; este le permite ver el calendario, los responsables y las dependencias, de forma que pueda visualizar el plan en línea.

2. Establezca objetivos semanales con entregables claros

Muchas semanas pueden pasar por las urgencias del negocio, pero sin una dirección clara. La diferencia radica en el entregable: algo que se pueda verificar y que esté listo al final de la semana. Sin entregables, simplemente se trata de avanzar sin un objetivo claro.

El método más sencillo es establecer de 2 a 4 objetivos cada semana y dividirlos en tareas más pequeñas. Cuando los objetivos son excesivos, el equipo se verá en una situación de cambio de enfoque y la semana se diluirá. No tiene que ser perfecto, simplemente debe ser cuantificable y práctico.

3. Limitar el trabajo en curso para eliminar distracciones

Cuando el equipo tiene muchas tareas que realizar al mismo tiempo, aumentan los retrasos, los tiempos de espera y las tareas pendientes. El trabajo en curso impone restricciones, de modo que debe completar una tarea y luego puede comenzar una nueva.

Establezca una restricción realista: por ejemplo, no se tendrán más de 1 o 2 tareas en curso a la vez, o cada equipo no comenzará una nueva tarea hasta que haya menos de X tareas en proceso. Esto reducirá el estrés y acelerará la finalización.

4. Estandarizar los procesos repetitivos mediante plantillas y listas de verificación

Las plantillas y listas de verificación serán extremadamente útiles si su equipo participa en el mismo proceso. Además, ahorran tiempo, minimizan errores en caso de olvido y facilitan el proceso de contratación de nuevo personal.

Una buena lista de verificación no debe ser exhaustiva; es simplemente un documento donde se anotan los elementos que normalmente no se consideran y aquellos que afectan la calidad o los plazos. Si la plantilla se vuelve demasiado complicada o larga, simplifíquela. Si el equipo no escucha, es señal de que no se está resolviendo un problema.

5. Minimice el número de reuniones programadas con agendas, plazos y objetivos definidos

Un grupo puede dedicar horas a la semana a llamadas que habrían sido redundantes y podrían haberse anotado. Es improbable que se necesite una reunión cuando no se ha tomado una decisión, no hay coordinación importante ni avances que revisar. En tal caso, se deben establecer tres condiciones:

• una lista breve de tareas por hacer con antelación,
• un plazo específico (y respetado),
• una solución definitiva (decisión, responsable, qué hacer).

También es útil limitar el número de participantes. A menos que alguien proporcione contexto o tome una decisión, basta con un resumen. Un número menor de personas reducirá el tiempo y aumentará la visibilidad.

6. Priorizar el impacto sobre el esfuerzo es una regla a seguir

Cuando todo parece urgente, la prioridad se vuelve complicada. Se puede usar una matriz de impacto vs. esfuerzo para organizar: primero, lo que implica la menor complejidad y el mayor valor; luego, lo que vale mucho pero es costoso; y finalmente, lo que suena bien y no importa.

Lo importante es que el equipo tenga el mismo razonamiento. Cuando cada uno tiene una prioridad diferente, surgen conflictos y frustración. ¿Qué significa para usted el impacto? Ingresos, satisfacción del cliente, reducción de riesgos, ahorro de tiempo, cumplimiento. Revise las prioridades periódicamente, si cambian a diario, suele deberse a la presión externa o a la ausencia de límites.

7. Modo de concentración para trabajar en profundidad sin interrupciones

Las actividades que requieren concentración real son escribir, codificar, diseñar, analizar datos y resolver problemas. Cuando estas actividades se realizan en presencia de notificaciones y mensajes, el resultado es peor y de menor calidad.

Uno de los métodos más sencillos es el modo de concentración de 60 a 120 minutos. No es necesario hacerlo a diario; basta con uno o dos bloques de este por persona en días importantes. El grupo también puede consensuar los horarios para que nadie se sienta culpable si no responde de inmediato. Para que funcione, identifique los horarios para responder a los mensajes y coordine el progreso.

8. Normas de comunicación para minimizar el ruido

Si no hay reglas de comunicación en un equipo, todo llega de cualquier manera, en cualquier forma, con cualquier urgencia. Esto es agotador. Tener normas ayuda a mantener la concentración. Algunas reglas que suelen funcionar:

• qué canal aplicar a este o aquel tipo de problema (urgentes, preguntas rápidas, decisiones, documentación),
• tiempos de respuesta esperados,
• cómo buscar ayuda (con menos contexto, propósito y restricciones de tiempo),
• cómo documentar las decisiones (en un solo lugar).

Esto ayudará a ahorrar tiempo que se perdería en posibles conversaciones repetitivas, reducirá los malentendidos y la ansiedad causada por la pérdida de tiempo. Además, mejora la colaboración con otros departamentos: si los equipos se comunican regularmente, se obtiene mejor información.

9. Revisiones menores: qué ha funcionado, qué necesita cambios y qué debería eliminarse

Las prácticas improductivas suelen causar problemas a la mayoría de los equipos. Una revisión periódica breve permite realizar los cambios necesarios sin cambios sustanciales ni radicales. La clave es que sea breve, frecuente y sincera. Es posible plantear tres preguntas cada varias semanas:

• ¿Qué nos ayudó a avanzar?
• ¿Qué nos frenó?
• ¿Qué necesitamos cambiar específicamente?

Concéntrese en el proceso: herramientas, comunicación, prioridades, tiempos de revisión. Aunque pueda parecer insignificante, puede ayudar a ahorrar horas de espera.

10. Medidas que consideran el tiempo de ciclo, los bloqueos y la calidad

Cuando no se mide nada, se actúa por intuición. No es necesario tener un panel de métricas; basta con varios indicadores que el equipo pueda aprender y mejorar. Tres indicadores sencillos suelen ser útiles: intervalo entre el inicio y la finalización de una tarea, número y motivo de los bloqueos y calidad.

Mida, monitorice las tendencias y tome decisiones. Si el tiempo de ciclo aumenta, puede que haya un número significativo de tareas abiertas. Si los bloqueos son habituales, puede que haya algún acuerdo o dependencia explícita que deba observarse. En caso de baja calidad, el grupo debería tener reglas de “trabajo terminado” más estrictas o más tiempo para revisar.

Reflexiones finales

La productividad consiste en crear un sistema. Si su equipo ya experimenta la sensación de estar ocupado pero lento, la visibilidad del trabajo y las prioridades semanales deberían ser el primer paso. A continuación, incluya límites al trabajo en curso y modo de concentración. Debería ver menos interrupciones, más finalizaciones y menos coordinación en dos o tres semanas. No se trata de trabajar más horas, sino de producir mejor, con menos fricción y mantener el ritmo a largo plazo.